Wie zorgt er eigenlijk voor de gezondheid van uw praktijk?

Tijdens de Dag van de Praktijkmanager op 21 mei verzorgde Jos Luypaers een masterclass over organisatieverandering binnen zorgpraktijken en wat dat vraagt van leiderschap. Over dagelijkse uitdagingen, leiderschap en het belang van een frisse blik van buitenaf.

Vrijwel iedere zorgpraktijk staat tegenwoordig continu onder druk. In de zorg hoor ik, naast personeelstekorten, steeds vaker: toenemende administratieve lasten, hogere verwachtingen van patiënten en de voortdurende uitdaging om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Daarnaast moet de kwaliteit van zorg hoog blijven en de praktijk iedere dag gewoon doordraaien.

Van buitenaf lijkt de oplossing vaak te liggen in goede processen, protocollen, werkafspraken, planning en systemen. De zogenaamde bovenstroom. Dat wat zichtbaar, meetbaar en stuurbaar is. Toch lost dit lang niet alles op. De echte uitdaging zit vaak in wat minder zichtbaar is.

De onderstroom in de praktijk

Waar mensen samenwerken, spelen altijd meer factoren mee dan alleen processen en afspraken. Denk aan vertrouwen, onderlinge verhoudingen, verwachtingen, emoties en de manier waarop mensen met elkaar communiceren. Dat noemen we de onderstroom. 

Juist vanuit die onderstroom ontstaan vaak allerlei spanningen. Denk aan:

• medewerkers die moeite hebben om mee te bewegen met veranderingen, 
• irritaties die niet worden uitgesproken,
• afspraken die steeds opnieuw niet worden nagekomen,
• onduidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden of leiderschap,
• onderling roddelen of uitsluiting.

De onderstroom maakt ook het doorvoeren van veranderingen zo complex. Want elke verandering raakt niet alleen systemen of werkwijzen. Het raakt ook mensen. Hun (on)zekerheid, werkdruk, samenwerking, identiteit en gevoel van veiligheid.

De dagelijkse spagaat

Juist praktijkhouders en praktijkmanagers bevinden zich dagelijks op het snijvlak van bovenstroom en onderstroom. Aan de ene kant ligt de verantwoordelijkheid voor kwaliteit van zorg, continuïteit, patiënten, processen en resultaten. Aan de andere kant werken zij met mensen. Met medewerkers die behoefte hebben aan duidelijkheid, aandacht en ondersteuning.

Veel leidinggevenden in de zorg lossen graag op. Ze springen bij waar nodig, nemen verantwoordelijkheid en zetten vaak nét dat stapje extra. Mooie kwaliteiten die in de zorg hard nodig zijn. Het risico is echter dat zo de zichtbare problemen snel worden opgelost, terwijl onderliggende spanningen ongemerkt blijven bestaan. Juist dit kan samenwerking, communicatie en werkplezier langdurig beïnvloeden.

De kwaaltjes van organisaties

In mijn vak als organisatietrainer vergelijk ik organisaties vaak met mensen.
Niet alleen mensen hebben immers soms gezondheidsklachten, ook organisaties krijgen signalen wanneer het minder goed gaat qua hun ‘gezondheid’. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• Praktijkhouders die voelen dat de koers niet meer helder is.
• Praktijkmanagers die steeds meer tijd kwijt zijn aan gedoe dat eigenlijk niet over het werk gaat.
• Teams waarin samenwerking en communicatie onder druk staat.

Net als bij fysieke klachten ontstaan ook deze signalen zelden van de ene op de andere dag. Hoe eerder ze serieus worden genomen, hoe sneller herstel mogelijk is en hoe groter de kans dat grotere problemen worden voorkomen.

Soms heeft een praktijk iemand nodig die even meekijkt

Juist omdat praktijkhouders en praktijkmanagers zelf onderdeel zijn van het systeem, is het soms lastig voor hen om patronen nog scherp te zien. Wat dagelijks terugkomt, wordt langzaam normaal.

Een blik van buitenaf helpt dan vaak om beter te begrijpen wat er werkelijk speelt. Niet alleen in processen en afspraken, maar juist ook in samenwerking, communicatie, leiderschap en de onderlinge dynamiek. Het hier inschakelen van die hulp is geen zwaktebod. Integendeel. Het getuigt juist van leiderschap wanneer je bereid bent kritisch naar je eigen praktijk én naar je eigen rol daarin te kijken.

Een gezonde praktijk begint met een goede diagnose

Wanneer een patiënt met klachten blijft rondlopen, vinden we het heel normaal dat hij een huisarts bezoekt. Iemand die met een frisse blik meekijkt, vragen stelt en helpt ontdekken wat er werkelijk aan de hand is. Voor organisaties geldt eigenlijk hetzelfde. Veel organisatorische klachten ontstaan niet van de ene op de andere dag. Ze sluipen er langzaam in en worden soms zelfs als normaal beschouwd.

Mijn advies? Behandel signalen binnen je praktijk zoals je dat ook bij patiënten doet. Wacht niet tot kleine klachten grote problemen worden. Soms begint verbetering niet met een nieuw protocol of extra overleg, maar met een paar scherpe vragen van iemand die onbevangen meekijkt.

Jos Luypaers is directeur van OrganisatieGroei. www.organisatiegroei.nl